Электронный документооборот в грузоперевозках

Иллюстрация / Фото: из открытых источников

На протяжении десятков лет ключевой проблемой в области транспортировки грузов считался усложненный бумажный документооборот. В этом процессе участвует 3 стороны: отправитель и получатель груза, а также транспортная организация. При этом все 3 стороны обычно находятся в различных регионах. Этот нюанс еще больше осложняет обмен документацией. Процесс может продолжаться неделями. Такое обстоятельство наверняка не устраивает ни одну из сторон перевозок грузов.

Решением этой проблемы является внедрение ЭДО в грузоперевозки. Применение электронного документооборота:

• ускоряет оборот документации и выполняемые расчеты;
• сохраняет документы в целости;
• оперативно информирует о приеме товаров;
• снижает вероятность потери или кражи грузов;
• обеспечивает удобное хранение накладных;
• позволяет подготовиться к проверкам контролирующих органов.

Преимущества ЭДО

Электронный документооборот в грузоперевозках обеспечивает:

• контроль этапов доставки;
• ускорение расчетов и процесса оформления документов;
• предотвращение риска потери транспортной накладной (она хранится в смартфоне водителя);
• оперативную реакцию на недоприемку товара;
• возможность быстрой коррекции документов;
• возможность быстрой подготовки сопроводительных документов;
• предотвращение мошеннических схем с документами и т.д.

Проблемы при внедрении ЭДО

При применении ЭДО в грузоперевозках возникают такие трудности:

• потребность внедрения всех участников процесса (грузоотправителей, логистических организаций, водителей и грузополучателей);
• отсутствие единых стандартов применения электронной транспортной накладной;
• потребность в подаче в налоговую инспекцию исключительно заверенной бумажной формы документа;
• возможность перевозки алкогольных напитков исключительно при наличии ТТН в бумажной форме;
• отсутствие решений для применения электронной накладной при транспортировке за границу.

Порядок организации ЭДО

Программа для транспортной логистики, обеспечивающая возможность ведения электронного документооборота, актуальна с 1 января 2022 года. С этого дня вступает в силу новый порядок организации ЭДО. В нем указывается несколько обязательных условий:

• наличие квалифицированного сертификата электронной подписи;
• наличие своей информационной системы, позволяющей формировать и передавать электронную документацию;
• подписание соглашений с оператором электронного документооборота для передачи документации в единую систему.

Перечисленные требования установлены Министерством транспорта совместно с Минцифры и налоговой.

С 2022 года новые правила грузоперевозок и формы используемых документов необходимо учитывать всем участникам процесса. Им также стоит грамотно подготовиться к работе обновленной информационной системы и изучить все ее особенности.

Дмитрий Вовчок / nomid
Главред AOinform